เลิกใช้พาวเวอร์พอยท์ในที่ประชุมได้แล้ว

Jeff Bezos บอกว่า พนักงานในอเมซอนถูกห้ามไม่ให้ใช้พาวเวอร์พอยท์นำเสนองาน แล้วถ้าอย่างนั้นจะใช้อะไรแทนล่ะ?

PowerPoint Ban thumb

การประชุมซ้ำซาก ประชุมแล้วประชุมอีก ประชุมกันกลางวันยันกลางคืน ประชุมจนแทบจะตั้งถิ่นฐานรกรากกันใหม่เป็นโฮโมเซเปียนห้องประชุม เป็นสิ่งที่คนทำงานองค์กรเบื่อแสนเบื่อ และส่วนใหญ่ก็มักจะจบลงที่คนที่ต้องพูดก็พูดไป ที่เหลือก็ก้มหน้าดูโทรศัพท์มือถือ ทำทีเหมือนกับสิ่งที่อยู่บนหน้าจอเป็นเรื่องที่สำคัญที่สุดในโลก แต่อันที่จริงมันก็แค่ภาพหมาชิบะนอนกลิ้งตัวกลมเหมือนแมวน้ำอยู่บนหน้าฟีดเฟซบุ๊ก ส่วนใครเอาโน้ตบุ๊กเข้าไปในห้องประชุมก็จะเพิ่มภาพลักษณ์ความน่าเชื่อถือเข้าไปได้อีกห้าคะแนนแต่ว่าสิ่งที่อยู่บนหน้าจอมันก็คือภาพหมาชิบะตัวเดียวกันในเวอร์ชันที่ใหญ่ขึ้นแค่นั้นแหละ

ทว่า สิ่งที่น่าขยาดยิ่งกว่าการประชุมเป็นอาชีพหลักและทำงานเป็นอาชีพเสริม ก็คือการที่เราจะต้องเป็นคน “นำเสนอในที่ประชุม” นี่แหละค่ะ

เมื่อไหร่ก็ตามที่พนักงานถูกมอบหมายให้ต้องนำเสนออะไรสักอย่างในห้องประชุม สิ่งที่โผล่เข้ามาในหัวอย่างอัตโนมัติก็คือความคิดว่า “ต้องทำพาวเวอร์พอยท์”

ซึ่ง พาวเวอร์พอยท์ นี่แหละ ปัญหาของมวลมนุษย์พนักงานองค์กร

พาวเวอร์พอยท์ผิดตรงไหน? 

ตัวโปรแกรมของมันเองก็ไม่ได้มีความผิดอะไรหรอก แต่การใช้พาวเวอร์พอยท์เพื่อเป็นสื่อในการนำเสนองานในที่ประชุมมีช่องโหว่หลายอย่างที่เราอาจจะไม่ทันได้ฉุกคิด ลองรวบรวมดูเป็นข้อๆ กันค่ะ

  1. มัวแต่สนใจกราฟิคจนลืมเนื้อหา การตัดสินว่าพาวเวอร์พอยท์ใครดี-ไม่ดี ส่วนใหญ่ก็ดูกันจากการจัดวางองค์ประกอบ การใช้กราฟิค แอนิเมชั่นสวยๆ ทั้งนั้น เพราะมันดึงดูดความสนใจตั้งแต่แรกเห็น ใครมีฝีมือในการวาดภาพ ทำกราฟิค ก็ชนะเลิศไปเพราะจะมีพาวเวอร์พอยท์ที่น่าสนใจเสมอ คนที่ทำได้แค่เอาภาพสี่เหลี่ยมมาเรียงต่อกันลวกๆ แล้วแปะข้อความเข้าไป ก็ซวยหน่อยเพราะพาวเวอร์พอยท์ไม่ดึงดูดพอจะทำให้คนเงยหน้าขึ้นมาจากมือถือได้
  2. ใส่ได้แค่รูปกับประโยคสั้นๆ หรือบุลเล็ต พอยท์ ทำให้พาวเวอร์พอยท์ไม่สามารถอธิบายขยายความได้ด้วยตัวของมันเอง จึงจะต้อง….
  3. อาศัยฝีมือในการพรีเซนท์ล้วนๆ แค่กราฟิคยังไม่พอ ถ้าเจ้าของพาวเวอร์พอยท์มีลีลาในการนำเสนอด้วย ก็ชนะเลิศไปจนแทบจะไม่ต้องฟังเนื้อหาเลย ใครที่ไม่มีทักษะการนำเสนอที่ดีเท่าก็มักจะลงเอยด้วยการอ่านตามบุลเล็ตไปทีละข้อๆ ชวนหาวยิ่งนัก

พาวเวอร์พอยท์ทำให้เราโฟกัสกับการใช้เวลาปั้นพรีเซ็นเทชันสวยๆ จนไม่ได้ให้ความสำคัญกับเนื้อหาว่าจะต้องเฉียบคมบรรลุจุดประสงค์ที่ต้องการ และพึ่งพาความสามารถในการใช้ฝีปากมากเกินไป จนเรามักจะเห็นพนักงานไร้ความสามารถบางคนที่ทำงานไม่ได้เรื่องเอาเสียเลย แต่กลับเป็นที่รักใคร่ของผู้บริหารเพราะสามารถพรีเซนท์ได้ตื่นเต้นโดนใจ แต่ออกจากห้องประชุมไปแล้วงานจะไม่เป็นสับปะรดก็ไปตกเป็นเวรเป็นกรรมของเพื่อนร่วมงานเองแล้วกัน

ไปดูกรณีศึกษาของอเมซอน​

ก่อนที่จะไปถกเถียงกันต่อว่าถ้าจะไม่ใช้พาวเวอร์พอยท์แล้วจะเหลือทางเลือกอะไรอีกล่ะ เราไปดูเคสของอเมซอน ยักษณ์ใหญ่ในวงการขายปลีกออนไลน์กันค่ะ

“อเมซอนใช้วิธีแจกเมโม่ 6 แผ่นก่อนเริ่มประชุม”

ในจดหมายถึงผู้ถือหุ้นประจำปี 2017 ของอเมซอนที่เพิ่งจะตีพิมพ์เมื่อเร็วๆ นี้ Jeff Bezos ผู้ก่อตั้งและซีอีโอของบริษัท ได้อุทิศย่อหน้าหนึ่งให้กับแนวทางที่เรียกว่า Six-Page Narrative เขาให้คำอธิบายว่าอเมซอนไม่ทำพาวเวอร์พอยท์หรืออะไรก็ตามที่เป็นรูปแบบสไลด์เลย แต่วิธีที่คนอเมซอนทำกันคือในการประชุมทุกครั้ง จะมีการเขียนเมโม่ความยาวหกหน้าขึ้นมาเพื่อแจกให้ที่ประชุมได้อ่าน ทุกคนจะต้องนั่งอ่านเมโม่หกหน้านั้นอย่างเงียบๆ เป็นเวลาประมาณสามสิบนาที ซึ่งเมโม่จะผ่านการเขียนมาเป็นอย่างดี มีทั้งประโยค หัวข้อ กริยา นาม ทุกอย่างประกอบเข้าไว้ด้วยกันอย่างครบถ้วน แทนที่จะมาเป็นบุลเล็ทๆ เหมือนกับการทำพาวเวอร์พอยท์ เมื่ออ่านเมโม่กันจนครบแล้วทุกคนในที่ประชุมก็จะเข้าใจภาพตรงกัน และเริ่มต้นพูดคุยถกเถียงไอเดียกันได้

Besoz บอกว่าจริงอยู่ที่คุณภาพของเมโม่ที่ถูกเขียนขึ้นมาจะมีทั้งที่ดีเยี่ยมชัดเจนแจ่มแจ๋วราวกับท่วงทำนองที่นางฟ้าขับร้อง แต่ในขณะเดียวกันก็จะมีเมโม่เห่ยๆ ที่มาจากคนละโลกกับเมโม่กลุ่มแรก ซึ่งความแตกต่างก็คือคนที่เขียนเมโม่คุณภาพงั้นๆ มักจะนึกว่าเมโม่เหล่านี้ใช้เวลาแค่ไม่กี่ชั่วโมงในการเขียนก็พอแล้ว แต่เมโม่ของดีที่แท้จริงจะต้องผ่านการคิด คำนวณ แก้ไข แต่งเติม เดินไปพักแล้วกลับมาแก้ใหม่ กระบวนการทั้งหมดนี้จะใช้เวลาประมาณหนึ่งสัปดาห์หรือมากกว่านั้น แต่ก็จะได้เมโม่ที่คุณภาพดี มีขอบเขตที่ชัดเจนและง่ายต่อการทำความเข้าใจในที่สุด ยิ่งทำเมโม่กันเป็นกลุ่มก็ยิ่งง่าย ขอแค่มีหนึ่งคนในทีมที่มีทักษะในการเขียนที่ดีก็เพียงพอแล้ว สมาชิกในทีมคนอื่นๆ ที่เหลือสามารถช่วยกันคนละไม้คนละมือก็ทำให้เมโม่ดีๆ ถือกำเนิดขึ้นมาได้

PPT ไม่ได้แย่แค่ที่ทำงาน สถานศึกษาก็เช่นกัน

เว็บไซต์ The Conversation ตีพิมพ์บทความชื่อ Let’s ban PowerPoint in lectures – it makes students more stupid and professors more boring. หรือ มาสั่งห้ามการใช้พาวเวอร์พอยท์ในการสอนกันเถอะเพราะมันทำให้นักเรียนโง่ลงและอาจารย์ก็น่าเบื่อ

บทความชิ้นนี้เขียนโดย Bent Meier Sørensen อาจารย์มหาวิทยาลัยคนหนึ่งที่เล่าถึงประสบการณ์การใช้พาวเวอร์พอยท์ในการสอนนักศึกษา ผ่านมานานหลายปีก็ยังอ่านบุลเล็ตบนพาวเวอร์พอยท์ให้นักศึกษาฟังอยู่เหมือนเดิม ซึ่งแม้ตัวเขาจะไม่รู้ว่านักศึกษาคิดยังไงบ้าง แต่ที่แน่ๆ การทำแบบนี้ทำให้เขาเองนี่แหละที่เบื่อเจียนตายจนต้องเลิกใช้พาวเวอร์พอยท์ไปในที่สุด

ปัญหาที่เขาค้นพบก็คือ การนำเสนอด้วยพาวเวอร์พอยท์ทำให้เกิดการบล็อคไอเดียอื่นๆ ที่ไม่ใช่ไอเดียของคนทำพาวเวอร์พอยท์เอง ไม่กระตุ้นให้เกิดการฟังไอเดียของนักเรียน ไม่ก่อให้เกิดสิ่งใหม่ๆ ในระหว่างการสอนเพราะทุกอย่างเป็นไปตามบุลเล็ตพอยท์ที่วางไว้เป๊ะๆ ครูก็อ่านไป นักเรียนก็ฟังไป จดไป แล้วก็เอามาเขียนซ้ำแบบเดิมส่งกลับไปให้ครู วิธีนี้ตรงข้ามกับหลักการว่าการเรียนรู้ที่ดีนักเรียนจะต้องเจอปัญหาและแก้ไขด้วยตัวเอง แต่พาวเวอร์พอยท์มักจะสรุปทางออกทุกอย่างเอาไว้ให้หมดแล้วในหนึ่งหน้า ขอเพียงแค่ฟังตามและจำให้ได้เท่านั้น

เขาก็เลยได้ข้อสรุปว่า พาวเวอร์พอยท์ทำให้นักเรียนโง่ลง

แล้วจะใช้อะไรแทน? 

ในบริบทของห้องเรียน Bent Meier Sørensen เสนอว่าครูน่าจะหันมาเขียนบนกระดานแทน จะเป็นกระดานดำหรือกระดานไวท์บอร์ดก็ได้ แต่การเขียนจะทำให้สามารถจดบันทึกทุกอย่างรวมถึงการเขียนความคิดเห็นของนักเรียนเพิ่มเติมลงไปด้วยได้ ทำให้เกิดปฏิสัมพันธ์ระหว่างครูและนักเรียน ซึ่งเป็นสิ่งที่ไม่สามารถทำได้กับพาวเวอร์พอยท์

ส่วนในบริบทของที่ประชุม เราอาจจะคิดต่อยอดและลองนำสองไอเดียมาผสมเข้าด้วยกัน คือความคิดของ Jeff Bezos และ Bent Meier Sørensen

เริ่มต้นด้วยรูปแบบของอเมซอน คือแจกเมโม่ ที่ผ่านการเขียนและเกลามาเป็นอย่างดี จะกี่หน้าก็คงแล้วแต่แต่ละองค์กรจะเห็นเหมาะสม ใช้เมโม่แทนพาวเวอร์พอยท์ ปล่อยให้คนในที่ประชุมอ่านพร้อมกันเงียบๆ (สำหรับใครที่คิดว่าทำไมไม่แจกให้แต่ละคนได้อ่านก่อนเข้าประชุมจะได้มีเวลาทำการบ้านก่อน เข้ามาถึงปุ๊บก็จะพร้อมประชุมเลย อันนั้นเป็นภาพฝันล้วนๆ ค่ะ ในทางปฏิบัติจริงทุกคนก็จะยุ่งขิงกับการทำนู่นทำนี่จนในที่สุดก็ต้องเข้ามาอ่านในห้องประชุมอยู่ดี เพราะฉะนั้นก็เผื่อเวลาไว้อ่านไปพร้อมๆ กันเลยดีกว่า)

เมื่ออ่านเสร็จแล้วก็ได้เวลาฟังความคิดเห็นจากที่ประชุม เริ่มกางกระดาน จด เขียน ขีด ลาก วง ทุกความคิดเห็นไว้บนนั้น หรือจะใช้อุปกรณ์อื่นเข้ามาช่วย อย่างโพสต์อิท หรือปากกาเมจิก ให้เขียนแล้วเดินเอามาแปะด้วยตัวเองก็ได้

ประชุมเสร็จแล้วก็อาจจะถ่ายรูปเก็บไว้เผื่อแจกจ่ายให้ไปต่อยอดในทางปฏิบัติต่อไป

สรุป

วิธีที่นำเสนอไปข้างต้นก็อาจจะไม่ใช่วิธีที่ดีที่สุดหรือเหมาะสมที่สุดสำหรับทุกองค์กรก็ได้นะคะ สุดท้ายแล้วองค์กรไหนอยากจะประชุมด้วยรูปแบบอะไรก็คงต้องให้เป็นคนในองค์กรช่วยกันคิดเอาเอง แต่สำหรับใครที่รู้สึกตรงกันว่าพาวเวอร์พอยท์ไม่เวิร์ค การจะลองหันมาใช้วิธีของอเมซอนดูก็อาจจะไม่ได้เสียหายอะไร แต่ถ้าหากลองทำทุกอย่างแล้วไม่มีอะไรได้ผลเลยสักอย่าง ก็ลองหันมาทำตามคำแนะนำของ Elon Musk ที่บอกว่า “จงเดินออกจากการประชุมที่ยาวเกินไป มันไม่ได้หยาบคายเลยนะที่จะเดินออก แต่การบังคับให้ทุกคนเสียเวลาอยู่ต่อต่างหากล่ะที่หยาบคาย”

ถ้าทำตามนั้น ก็ขอให้โชคดีค่ะ

 

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s